TekAjanda › Toplantı kaydı

Toplantı kaydı, transkript ve özet tek uygulamada

TekAjanda'nın Toplantı Kaydedici'si toplantıyı kaydeder, isterseniz konuşmaları kayıt sürerken yazıya döker, kayıt bitince konuşmacılara ayrılmış bir transkript hazırlar. Dökümden özet ve aksiyon maddeleri çıkarır; maddeleri tek tıkla göreve dönüştürürsünüz.

Aşağıda kaydın nasıl alındığını, canlı döküm ile konuşmacılı dökümün farkını, özetin nasıl çıkarıldığını ve en çok sorulan konuyu, yani ses kaydının nerede saklandığını ve nasıl silindiğini bulacaksınız.

Toplantıyı kaydetmek

1. Toplantı Kaydedici'de toplantının başlığını yazın.
2. Mikrofon simgeli kayıt düğmesine basın. Süre ve ses dalgası görünür.
3. Bitirmek için aynı düğmeye yeniden basın. Yanlışlıkla başlattığınız bir kaydı İptal ile, onay vererek silebilirsiniz.

Sistem sesini de kaydet kutusu (bilgisayarda varsayılan olarak işaretli) açıkken Teams ya da Zoom gibi çevrimiçi bir toplantıda karşı tarafın sesi de kayda girer. Bilgisayardaki uygulamada bilgisayarda çalan ses mikrofonla birlikte kaydedilir; ekran görüntüsü kaydedilmez.

Kaydı durdurduktan sonra aynı toplantı seçiliyken yeniden kayda başlarsanız yeni konuşmalar o toplantıya yeni bir bölüm olarak eklenir, eski döküm korunur. Son kayıttan bu yana uzun süre geçtiyse uygulama kaydın bu toplantıya mı yoksa yeni bir toplantıya mı gideceğini sorar.

Canlı döküm: konuşmalar kayıt sürerken ekranda

Canlı döküm işaretliyse ses, sessiz anlarda kesilen 25–60 saniyelik parçalar hâlinde yazıya dökülür. Konuşmalar yaklaşık bir dakika gecikmeyle ekrana gelir; böylece toplantı sürerken söylenenlere göz atabilirsiniz.

• Canlı döküm bir yapay zekâ özelliğidir; kendi API anahtarınızı girdiyseniz çalışır. İlk kullanımda onayınız istenir.
• Canlı dökümde konuşmacılar ayrılmaz. Konuşmacı ayrımı, kayıt bitince hazırlanan tam dökümde yapılır.
• Parçalar ayrıca bilgisayarınıza yazılır. Uygulama ya da bilgisayar beklenmedik kapanırsa bir sonraki açılışta Yarım kalan kayıt bandı çıkar ve Kaydı kurtar ile o ana kadarki ses ile döküm bir toplantıda birleştirilir.

Konuşmacılı döküm: kayıt bitince kendiliğinden

Kaydı bitirdiğiniz anda TekAjanda konuşmayı baştan, konuşmacılara ayırarak yazıya dökmeye başlar; düğmeye basmanız gerekmez. Konuşmacı sayısı sesten belirlenir. Döküm hazır olunca konuşmalar konuşmacı balonları hâlinde görünür.

• Konuşmacı adlarını değiştirebilir, bir balonun konuşmacısını ya da metnini düzeltebilir, tek bir konuşmayı silebilirsiniz.
• Döküm sürerken başka bir toplantıya geçebilir ya da yeni bir kayda başlayabilirsiniz; döküm arka planda sürer.
• Döküm yapılamazsa uygulama nedenini gösterir ve Yeniden dene ile tekrarlamanızı sağlar; yapay zekâ servisinin kotası ya da yoğunluğu gibi geçici durumlarda bir süre sonra kendiliğinden yeniden dener. Uygulama döküm sürerken kapanırsa döküm bir sonraki açılışta yeniden başlar.

Dökümün nerede yapılacağı sizin ayarınıza bağlıdır. Yapay zekâ anahtarınız varsa döküm bulutta yapılır; bunun için de ilk kullanımda onayınız istenir. Anahtar yoksa döküm, isteğe bağlı olarak kurabileceğiniz yerel Whisper bileşeniyle bilgisayarınızda yapılır (kurulumu yaklaşık 1 GB indirir); bu durumda ses döküm için bilgisayarınızdan çıkmaz.

Özet ve aksiyon maddeleri, sonra görevler

Döküm hazır olduğunda Özet & Aksiyonlar düğmesi toplantının kısa bir özetini ve konuşmadan çıkan yapılacakları listeler. Bir maddede kişi ya da tarih geçiyorsa bunlar da maddenin yanında yazar.

• Her maddenin yanındaki düğme onu görev listenize ekler, Tümünü Göreve Aktar hepsini birden ekler. Maddedeki ad ekip listenizdeki bir adla birebir eşleşirse görev o kişiye atanır; maddede tarih varsa görevin son tarihi olur.
• Özeti E-posta Yap özet ve maddelerle hazır bir e-posta taslağı açar; alıcıyı siz yazarsınız, siz göndermedikçe gitmez.
• Dökümü Kopyala, PDF / Yazdır ya da Dışa Aktar (MD) ile paylaşabilirsiniz.

Özet çıkarma da yapay zekâ özelliğidir ve API anahtarı gerektirir. Yapay zekâ çıktısı hatalı olabilir; özeti ve maddeleri paylaşmadan önce gözden geçirin.

Ses kaydı nerede saklanır, nasıl silinir

Ses kaydı bilgisayarınızda, kullanıcı profilinizdeki uygulama veri klasöründe saklanır (%APPDATA%\Ajanda; ses dosyaları recordings alt klasöründedir). Microsoft Store sürümünde Windows bu klasörü uygulamaya ayrılmış özel bir konumda tutabilir. TekAjanda'nın ses kayıtlarını topladığı bir sunucu yoktur.

• Döküm bitince ses silinir (varsayılan). Konuşmacılı döküm başarıyla bitince toplantının ses kaydı bilgisayardan silinir; döküm ve özet kalır. Bu ayarı Ayarlar › Transkript bölümünden kapatabilirsiniz. Döküm başarısız olursa ya da boş dönerse ses silinmez.
• Kaydı Sil toplantıyı ve ses dosyasını onayınızla kalıcı olarak siler. Birden çok kaydı Seç ile işaretleyip birlikte silebilirsiniz.
• Canlı döküm parçaları geçicidir: tam kayıt kaydedilince silinir.
• Buluta eşitleme isteğe bağlıdır. Ayarlar › Hesaplar bölümündeki Not ve Kayıt Eşitleme Evi'nde bir bulut hesabı seçerseniz notlarınızla birlikte ses kayıtları da sizin bulutunuzda saklanır: Google Drive'da "Ajanda" klasöründe, OneDrive'da uygulama klasöründe. Ses kayıtlarını bulutta istemiyorsanız "Ses kayıtları da" işaretini kaldırın. Silinen bir kaydın bulut kopyası bir sonraki eşitlemede bulutunuzun çöp kutusuna taşınır ve diğer cihazlarınızdan da silinir.

Yapay zekâ kullanırsanız ses nereye gider

Canlı döküm, buluttaki konuşmacılı döküm ve özet, sizin girdiğiniz Google Gemini API anahtarıyla çalışır. Bu özellikleri kullandığınızda ilgili ses ya da metin Google'ın Gemini servisine gönderilir. Döküm için yüklenen ses dosyasının, işlem bitince (başarısız olsa da) Google'dan silinmesini uygulama kendisi ister. Anahtar girmezseniz bu özellikler kapalıdır ve yapay zekâ servisine hiçbir şey gönderilmez.

Gönderilen içeriğin nasıl işlendiği anahtarınızın bağlı olduğu katmana göre değişir; ücretsiz katmanda sağlayıcı içeriği kendi ürünlerini geliştirmek için kullanabilir. Hassas toplantılar için ücretli katmana bağlı bir anahtar kullanmanızı ya da dökümü yerel Whisper ile yapmanızı öneririz. Ayrıntılar Gizlilik Politikası'nda.

Pencereyi kapatınca kayıt kesilmez

Bilgisayardaki uygulamada kayıt sürerken pencereyi kapatırsanız TekAjanda kapanmaz, saatin yanındaki simgede çalışmaya devam eder; kayıt ve canlı döküm sürer. Simgeye tıklayınca pencere geri gelir. Bu davranışı Ayarlar › Genel bölümünden kapatabilirsiniz.

Telefonda toplantı kayıtları

Canlı döküm ve sistem sesi kaydı bilgisayardaki uygulamaya özgüdür. Android uygulamasında konuşmacılı döküm için yapay zekâ anahtarı gerekir; yerel Whisper telefonda yoktur.